Proposal Penawaran
Pengembangan Sistem ERP

Surat Penawaran

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Yayasan Tashfia Salsabila Indonesia menaungi beberapa unit pendidikan dan program yang berjalan secara simultan. Setiap unit memiliki aliran pemasukan (SPP, pendaftaran, dan sumber pendapatan lainnya) serta pengeluaran operasional yang beragam. Pencatatan secara manual — buku kas maupun lembar kerja yang terpisah antarunit — rawan selisih, sulit direkonsiliasi dengan rekening bank, dan memperlambat penyusunan laporan keuangan kepada pengurus yayasan. Sistem ERP hadir untuk menjawab kebutuhan tersebut: satu platform yang menghimpun seluruh transaksi keuangan dari semua unit dalam satu buku besar yang utuh dan dapat diaudit.

1.2 Maksud dan Tujuan

• Menyatukan pencatatan keuangan seluruh unit yayasan dalam satu sistem yang terpusat dan terstruktur;
• Menghadirkan tata kelola akuntansi yang rapi sesuai kaidah umum (CoA, jurnal, buku besar) beserta penutupan tahun buku;
• Mempercepat dan merapikan penagihan SPP, penerimaan pembayaran, hingga rekonsiliasi bank;
• Melengkapi pengawasan melalui workflow persetujuan, jejak audit (audit trail), dan laporan yang transparan bagi pengurus yayasan;
• Mendukung digitalisasi pengelolaan aset, data karyawan, dan penggajian dalam satu platform.

1.3 Ruang Lingkup Pekerjaan

Ruang lingkup pekerjaan meliputi: analisis proses keuangan yayasan, perancangan dan pengembangan platform ERP beserta seluruh modulnya, migrasi data awal, penyediaan hosting untuk tahun pertama, pelatihan admin dan bendahara, serta pendampingan pemeliharaan selama masa garansi.

2. Tentang Kami

Buatweb.net adalah penyedia layanan teknologi digital yang fokus pada solusi website dan sistem informasi bagi lembaga pendidikan, pesantren, serta usaha kecil dan menengah. Kami menggabungkan desain yang elegan, teknologi yang ringan dan aman, serta layanan purna jual yang responsif — sehingga klien tidak hanya mendapat aplikasi yang berfungsi, tetapi juga mitra teknis yang menemani pertumbuhan lembaga.

2.1 Keunggulan Layanan Kami

2.2 Teknologi yang Digunakan

Sistem ERP Yayasan Tashfia Salsabila Indonesia akan kami bangun di atas Next.js dengan basis data PostgreSQL — teknologi yang digunakan perusahaan-perusahaan kelas dunia seperti Instagram, Spotify, dan Uber. Pilihan ini memberikan keunggulan nyata bagi yayasan:

3. Rancangan & Breakdown Fitur

Berikut rincian modul dan fitur yang kami usulkan untuk Yayasan Tashfia Salsabila Indonesia. Seluruh modul terhubung dalam satu sistem terpusat dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan yayasan.

3.1 Modul Akuntansi & Keuangan

3.2 Modul SPP, Pembayaran & Virtual Account

3.3 Modul Aset & SDM

3.4 Modul Laporan & Kecerdasan

3.5 Modul Sistem & Keamanan

4. Paket & Estimasi Biaya

Kami menawarkan satu paket lengkap untuk kebutuhan ERP Yayasan Tashfia Salsabila Indonesia. Paket sudah termasuk pengembangan seluruh modul, migrasi data awal, hosting premium 1 (satu) tahun pertama, dan pelatihan.

4.1 Breakdown Biaya Tahun Pertama

Catatan: Harga di atas merupakan harga final, tidak ada biaya tambahan PPN maupun biaya tersembunyi. Keamanan siber (cybersecurity) menjadi bagian wajib pada sistem keuangan digital — melindungi data keuangan yayasan dari akses tidak sah, kebocoran data, dan serangan siber; komponen ini telah termasuk di dalamnya dan tetap dipelihara setiap tahun. Biaya hosting tahun ke-2 dan seterusnya sebesar Rp 1.500.000/tahun — sudah termasuk server, keamanan siber, backup rutin, dan pembaruan sistem; selama masa perpanjangan tersebut layanan revisi tanpa batas kembali berlaku.

4.2 Ketentuan Pembayaran

• Termin 1 (50%) — dibayarkan saat penandatanganan kontrak / mulai pengerjaan.
• Termin 2 (50%) — dibayarkan setelah sistem dinyatakan go-live dan disetujui pihak yayasan.
• Pembayaran dilakukan sesuai invoice resmi yang diterbitkan vendor.

5. Timeline Pengerjaan

Proyek direncanakan selesai dalam ± 45 hari kerja (dapat lebih cepat, tergantung kecepatan penyediaan data dari pihak yayasan).

6. Syarat & Ketentuan

• Data awal (master akun, data siswa & wali, saldo awal, data karyawan dan aset) disediakan pihak yayasan sesuai jadwal yang disepakati.
• Migrasi data dari pencatatan lama (Excel/buku manual) menjadi tanggung jawab vendor sesuai tata cara yang disepakati; data sumber disediakan yayasan.
• Revisi desain dan penyesuaian diberikan tanpa batas (unlimited) selama 12 bulan pertama sejak go-live, dan kembali berlaku tanpa batas setiap kali masa hosting diperpanjang di tahun berikutnya.
• Durasi pengerjaan dihitung setelah seluruh data dan Termin 1 (DP) diterima.
• Garansi perbaikan bug teknis berlaku 12 bulan setelah go-live; pengembangan fitur baru di luar kontrak dihitung sebagai pekerjaan tambahan.
• Server, basis data, dan seluruh data sepenuhnya milik yayasan; backup rutin dijalankan vendor selama masa berlangganan.
• Perubahan lingkup pekerjaan di luar kontrak diatur melalui addendum.

7. Penutup

Demikian proposal penawaran ini kami susun. Kami sangat berharap dapat berdiskusi lebih lanjut — baik melalui telepon, WhatsApp, maupun pertemuan langsung — untuk menyempurnakan layanan yang tepat bagi Yayasan Tashfia Salsabila Indonesia. Kami meyakini bahwa dengan hadirnya sistem ERP terpadu ini, tata kelola keuangan yayasan semakin tertib, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan, sehingga lembaga dapat fokus pada pengembangan mutu pendidikan. Terima kasih atas perhatian dan kepercayaan yang diberikan.

Dokumen penawaran ini dibuat oleh Buatweb.net untuk Yayasan Tashfia Salsabila Indonesia.